Poucos gestores sabem, de fato, quanto custa aplicar uma nova regra tributária nos sistemas internos da empresa. E, quando falamos das regras utilizadas para calcular os impostos sobre produtos e serviços, essa falta de visibilidade se torna ainda mais preocupante.
Uma mudança de alíquota pode ser compreendida em poucos minutos por um especialista fiscal e levar dias ou até semanas para ser aplicada corretamente. Mas isso não acontece por falta de competência: o desafio está na dificuldade de integração entre as áreas Fiscal e de TI.
O Fiscal fala em incidência, benefícios e créditos tributários. A TI fala em tabelas, campos, condições e lógica de processamento. As duas áreas estão olhando para o mesmo problema, mas a partir de referências, conceitos e linguagens diferentes.
Esse esforço não costuma aparecer no orçamento, mas consome horas de especialistas, amplia o tempo para implementar mudanças e reduz a capacidade das equipes de atuar em iniciativas de maior valor para o negócio.
A necessidade de aproximação entre Fiscal e TI não nasce de um único fator. Ela é resultado da combinação entre a crescente complexidade regulatória e a forma como os sistemas corporativos foram concebidos para administrar as regras do negócio.
Os grandes ERPs, como SAP e Oracle, foram projetados para atender operações globais. Já a tributação, seja ela internacional ou brasileira, é marcada por um volume elevado de particularidades, exceções e mudanças frequentes.
Por isso, a implementação de regras fiscais costuma depender de parametrizações complexas, sistemas complementares, customizações e esforço manual dos profissionais de tecnologia.
A determinação de impostos depende de informações cadastrais como NCM, CEST, origem da mercadoria e outras características da operação. Isso cria uma dependência adicional entre Fiscal e TI.
É preciso garantir que os critérios tributários estejam sempre atualizados nos sistemas, mas quanto mais sensíveis os dados envolvidos, maior a necessidade de controles e validações sobre eles.
Ajustes regulatórios mantêm um fluxo constante de demandas entre Fiscal e TI, e a tendência é que esse volume aumente nos próximos anos com a Reforma Tributária do Consumo.
Ao longo do tempo, uma parcela significativa da rotina dos especialistas técnicos passa a ser consumida pela manutenção desses ajustes.
Para entender onde o custo da dependência entre Fiscal e TI se origina, vale a pena observar o caminho percorrido para aplicar uma nova regra tributária nos sistemas da empresa.
A área Fiscal analisa a nova regra, avalia os impactos para o negócio e define qual deve ser o tratamento correto.
Nesse momento, os conceitos tributários passam a ser discutidos em termos de parametrizações, cadastros, integrações etc.
A área de TI realiza os ajustes necessários no ERP ou em outros sistemas. Isso pode envolver novas configurações e até desenvolvimentos específicos.
A TI verifica se a solução funciona corretamente do ponto de vista técnico, enquanto o Fiscal confirma se o cálculo e o tratamento tributário estão aderentes à legislação.
É nesse momento que todo o trabalho de integração entre Fiscal e TI passa a ser testado em escala, sob as condições reais da operação.
Cada nova regra tributária mobiliza profissionais altamente especializados. Gradualmente, essas mudanças deixam de ser exceção e passam a definir a rotina das equipes.
Nem toda demanda chega à TI com o nível de detalhamento adequado, e nem toda solução técnica reflete corretamente a intenção da área Fiscal. O resultado é uma sequência adicional de reuniões, ajustes, testes e rodadas de validação.
O time de tecnologia fica tão focado em dar suporte a chamados fiscais que não tem tempo para implementar projetos que poderiam gerar mais valor para o negócio, como inteligência de dados ou automação de processos.
Um erro na implementação de uma regra tributária pode se propagar por milhares de documentos fiscais antes de ser identificado. Quanto maior o tempo de exposição, maior o risco.
Falamos bastante sobre tempo de especialistas, retrabalho, validações, riscos e demandas recorrentes de tecnologia. Mas poucas empresas conseguem estimar quanto desse esforço está relacionado ao atrito entre Fiscal e TI na hora de aplicar regras tributárias.
Os custos discutidos até aqui não estão associados a um fator específico. Eles são consequência de um modelo em que a determinação de impostos exige a mobilização constante de profissionais fiscais e de TI.
Isso leva a um debate cada vez mais comum: as empresas devem continuar administrando sua lógica tributária da mesma forma ou existem alternativas capazes de reduzir esse esforço?
Uma possibilidade está na centralização da inteligência fiscal em uma única plataforma, reduzindo a dependência de múltiplos sistemas e intervenções recorrentes. É essa a proposta dos motores de cálculo tributário, também conhecidos como Tax Engines.
Enquanto um ERP é concebido para suportar processos globais de negócio, um motor de cálculo é concebido para determinar impostos.
Por isso, ele pode concentrar milhões de combinações fiscais em um único ambiente, receber atualizações regulatórias do fornecedor e aplicar os critérios necessários a cada transação em tempo real.
O resultado é um modelo em que o cálculo correto de impostos deixa de depender da atualização manual recorrente dos sistemas.
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Modelo tradicional |
Motor de cálculo tributário |
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Lógica tributária distribuída entre ERP, customizações, sistemas e controles paralelos. |
Determinação dos impostos concentrada em uma solução especializada. |
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Atualizações dependem de ajustes manuais recorrentes. |
Atualizações automáticas disponibilizadas pelo fornecedor. |
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Conhecimento tributário disperso entre sistemas, documentos e equipes. |
Regras e critérios centralizados em um único repositório. |
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A aplicação de regras depende da equipe de TI. |
Maior autonomia para administrar regras fiscais. |
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Adaptação a mudanças regulatórias depende da evolução dos sistemas internos. |
Tecnologia desenvolvida especificamente para acompanhar mudanças regulatórias. |
Vimos como a dependência entre Fiscal e TI pode tornar as mudanças tributárias mais lentas, consumir a capacidade das equipes e aumentar o trabalho necessário para manter a operação atualizada.
O Check-up de Complexidade Tributária da Adejo ajuda a identificar onde esses desafios estão concentrados.
A avaliação considera aspectos como a distribuição da lógica tributária no ambiente tecnológico, a dependência entre áreas e a dificuldade envolvida na adaptação a mudanças.